Aankondiging regiobijeenkomst najaar 2011

De omgevingsvergunning en (digitale) archivering

Na de succesvolle bijeenkomsten in Alblasserdam en Hardinxveld-Giessendam zal in de tweede helft van dit jaar wederom een regiobijeenkomst worden gehouden. De precieze plaats en datum wordt nog nader bepaald. Het thema van deze bijeenkomsten zal zijn:

De gevolgen van de invoering van de omgevingsvergunning voor de (digitale) archivering.

De Wabo. De omgevingsvergunning. De LVO, Landelijke Voorziening Omgevingsloket. Enkele jaren zoemden deze begrippen rond en drie keer is de invoering van de wet uitgesteld. Per 1 oktober 2010 was het dan zover en zijn ruim 25 bestaande vergunningen op het gebied van bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu vervangen door één omgevingsvergunning.

De omgevingsvergunning is een proces waarin een aantal gemeentelijke partijen, waterschappen, de Omgevingsdienst en (in een aantal gevallen) het Servicecentrum Drechtsteden, intensief moeten gaan samenwerken. De betrokken partijen in het proces moeten als ketenpartners precies van elkaar weten wat de ander als vergunningverlener doet.

Het proces is vanuit een digitaal beginsel ingericht. Het is nu zaak om te bezien hoe wij, met het oog op een goed informatie- en archiefbeheer, moeten omgaan met de documenten in een digitaal ingericht proces Omgevingsvergunning. Voor ons als informatiespecialisten is natuurlijk met name interessant hoe we de archivering van documenten binnen de omgevingsvergunning in goede banen kunnen leiden. Want het betekent allemaal nogal wat! Vervanging van 25(!) vergunningen door één vergunning, één aanvraag voor één omgevingsvergunning bij één loket. De aanvraag wordt veelal via een digitaal formulier op internet gedaan, en wel bij de Landelijke Voorziening Omgevingsloket die als frontoffice dient. Hoe willen wij hiermee omgaan om onze informatie en archief op een goede manier te beheren?

De bijeenkomst is dus zeker niet alleen interessant voor de betrokkenen bij de Wabo, maar voor iedereen met een rol binnen het informatie- en archiefbeheer in de regio!

Teun de Bruijn nieuwe gemeentearchivaris

Het college heeft Teun de Bruijn (51), hoofd collectiebeheer van Erfgoedcentrum DiEP, benoemd als gemeentearchivaris van Dordrecht. De stadsarchivaris is verantwoordelijk voor de (overheids)archieven van Dordrecht en die van dertien regiogemeenten.

De eerste officiële stadsarchivaris werd 125 jaar geleden aangesteld. Teun de Bruijn is de achtste archivaris die deze aanstelling krijgt.

Hij trad in 1986 als archiefmedewerker in dienst bij wat destijds het Stadsarchief Dordrecht heette. "Het is een grote eer om de gemeentearchivaris van de oudste stad van Holland te zijn,’’ zegt de nieuwe gemeentearchivaris. "In december werk ik 25 jaar bij het archief. Ik vind het bijzonder om in deze 25 jaar de hoogst haalbare titel in de Dordtse archiefwereld te behalen.”
Met de benoeming van Teun de Bruijn wordt gebroken met de traditie dat de directeur van het archief ook de stadsarchivaris is. Vanwege de ontwikkeling van Stadsarchief naar Erfgoedcentrum DiEP, is bij de recente aanstelling van directeur Ineke Middag op bredere competenties en ervaring geworven, waarbij de opleiding tot archivaris geen strikte eis meer was.

Verslag regiobijeenkomsten Archiefinspectie.

Op 10 en 17 februari 2011 is door de archiefinspectie een tweetal regiobijeenkomsten georganiseerd. De eerste vond plaats in de gemeente Alblasserdam, de tweede in Hardinxveld-Giessendam. Het doel van de bijeenkomsten was het uitdragen van onze visie op inspectie en digitalisering. Daarnaast hebben wij de pas aangetreden adjunct-provinciaal archiefinspecteur Peter Diebels uitgenodigd om hem in de gelegenheid te stellen iets te vertellen over de taken van de provinciale archiefinspectie.

Het programma van de bijeeenkomsten bestond uit drie presentaties. Na de woorden van welkom door de vertegenwoordigers van de gastgemeenten werd de inhoudelijke aftrap door Louis Scheuneman gedaan. Ondersteund met een citaat uit de kersttoespraak van de gemeentesecretaris van Dordrecht Jan Herman de Baas, pleitte hij voor het belang van een goede onderlinge samenwerking tussen genmeenten. Tenslotte -zo redeneerde hij- voeren we allemaal de zelfde taken en moeten we het hoofd bieden aan dezelfde uitdagingen. We kunnen veel van elkaar leren door bij elkaar in de keuken te kijken.

In de eerste presentatie ging Robin Lassche uitvoerig in op de functie en specifieke taken van de gemeentelijke archiefinspectie. In meer algemene zin werd de inbedding van de functie bij Erfgoedcentrum-DiEP, als zijnde archiefbewaarplaats en erfgoedinstelling belicht. Voorts werd aandacht geschonken aan de verschillende functies van archieven. Van het primaire belang, namelijk het ondersteunen van het bedrijfsvoering tot en met het secundaire belang, namelijk de cultuur historische waarde van archiefmateriaal.

Na de theepauze nam Louis Scheuneman ons mee naar het onherbergzame en vooralsnog ruw ontgonnen gebied van de digitale archivering. Hij schetste daarbij de ontwikkelingen die op dat gebied de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden. Uit zijn betoog bleek dat de technische ontwikkelingen zo snel gaan, dat de consequenties hiervan binnen ons vakgebied vaak lastig te ondervangen zijn.

Toch is er in de afgelopen jaren veel gebeurd op dit terrein. De inzet van document management systemen, de standaardisatie van bestandsformaten en de visievorming op het gebied van een digitaal depot, het welbekende E-depot.

Als laatste spreker nam Peter Diebels het woord. In zijn presentatie werden de verhoudingen tussen de provinciale- en de gemeentelijke inspectie verhelderd. Hij schetste enerzijds de taken van de provinciale inspectie die in beginsel op de archiefzorg zijn gericht, terwijl de taken van de gemeentelijke inspectie vooral op het beheer van de archieven zijn gericht. Ook ging hij in op de verschuivende taakverdeling tussen de twee verschillende functies. Hieruit bleek dat steeds meer taken die voorheen door de provinciale inspectie werden uitgevoerd, nu en in de nabije toekomst steeds vaker op gemeentelijk niveau worden belegd. Daarna bracht Peter Diebels het RODIN-project onder de aandacht. Deze tot de verbeelding sprekende afkorting staat voor Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Het is een heldere wegwijzer in de vorm van een checklist, om te analyseren in welke mate een organisatie ‘in control is’ op het gebied van haar digitale archiefbeheer.

De bijeenkomsten werden door de deelnemers beoordeeld met een rapportcijfer van 7,7. Mede gezien de inhoudelijke reacties die in de evaluatie van de bijeenkomsten naar voren kwamen, kijken wij terug op twee zeer geslaagde middagen.