Verslag regiobijeenkomsten Archiefinspectie.

Op 10 en 17 februari 2011 is door de archiefinspectie een tweetal regiobijeenkomsten georganiseerd. De eerste vond plaats in de gemeente Alblasserdam, de tweede in Hardinxveld-Giessendam. Het doel van de bijeenkomsten was het uitdragen van onze visie op inspectie en digitalisering. Daarnaast hebben wij de pas aangetreden adjunct-provinciaal archiefinspecteur Peter Diebels uitgenodigd om hem in de gelegenheid te stellen iets te vertellen over de taken van de provinciale archiefinspectie.

Het programma van de bijeeenkomsten bestond uit drie presentaties. Na de woorden van welkom door de vertegenwoordigers van de gastgemeenten werd de inhoudelijke aftrap door Louis Scheuneman gedaan. Ondersteund met een citaat uit de kersttoespraak van de gemeentesecretaris van Dordrecht Jan Herman de Baas, pleitte hij voor het belang van een goede onderlinge samenwerking tussen genmeenten. Tenslotte -zo redeneerde hij- voeren we allemaal de zelfde taken en moeten we het hoofd bieden aan dezelfde uitdagingen. We kunnen veel van elkaar leren door bij elkaar in de keuken te kijken.

In de eerste presentatie ging Robin Lassche uitvoerig in op de functie en specifieke taken van de gemeentelijke archiefinspectie. In meer algemene zin werd de inbedding van de functie bij Erfgoedcentrum-DiEP, als zijnde archiefbewaarplaats en erfgoedinstelling belicht. Voorts werd aandacht geschonken aan de verschillende functies van archieven. Van het primaire belang, namelijk het ondersteunen van het bedrijfsvoering tot en met het secundaire belang, namelijk de cultuur historische waarde van archiefmateriaal.

Na de theepauze nam Louis Scheuneman ons mee naar het onherbergzame en vooralsnog ruw ontgonnen gebied van de digitale archivering. Hij schetste daarbij de ontwikkelingen die op dat gebied de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden. Uit zijn betoog bleek dat de technische ontwikkelingen zo snel gaan, dat de consequenties hiervan binnen ons vakgebied vaak lastig te ondervangen zijn.

Toch is er in de afgelopen jaren veel gebeurd op dit terrein. De inzet van document management systemen, de standaardisatie van bestandsformaten en de visievorming op het gebied van een digitaal depot, het welbekende E-depot.

Als laatste spreker nam Peter Diebels het woord. In zijn presentatie werden de verhoudingen tussen de provinciale- en de gemeentelijke inspectie verhelderd. Hij schetste enerzijds de taken van de provinciale inspectie die in beginsel op de archiefzorg zijn gericht, terwijl de taken van de gemeentelijke inspectie vooral op het beheer van de archieven zijn gericht. Ook ging hij in op de verschuivende taakverdeling tussen de twee verschillende functies. Hieruit bleek dat steeds meer taken die voorheen door de provinciale inspectie werden uitgevoerd, nu en in de nabije toekomst steeds vaker op gemeentelijk niveau worden belegd. Daarna bracht Peter Diebels het RODIN-project onder de aandacht. Deze tot de verbeelding sprekende afkorting staat voor Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Het is een heldere wegwijzer in de vorm van een checklist, om te analyseren in welke mate een organisatie ‘in control is’ op het gebied van haar digitale archiefbeheer.

De bijeenkomsten werden door de deelnemers beoordeeld met een rapportcijfer van 7,7. Mede gezien de inhoudelijke reacties die in de evaluatie van de bijeenkomsten naar voren kwamen, kijken wij terug op twee zeer geslaagde middagen.