De presentaties, die op de Najaarsbijeenkomst van 29 november 2012 zijn gegeven, zijn hieronder na te lezen.
maandag 17 december 2012
maandag 1 oktober 2012
Najaarsbijeenkomst 29 november 2012 in het museum Huis Van Gijn te Dordrecht
Middagvoorzitter: Louis Scheuneman
Op donderdag 29 november a.s. houdt de Archiefinspectie Dordrecht haar najaarsbijeenkomst. De bijeenkomst vindt plaats in het museum Huis Van Gijn te Dordrecht. Het thema van deze bijeenkomst is:
Hulp in de huishouding
‘Vertrouwen komt te voet, en gaat te paard.’ Deze Hollandse tegelwijsheid is in deze tijd niet alleen financieel-economisch gezien actueel, ook binnen het informatie- en archiefbeheer is vertrouwen in een goede informatiehuishouding erg belangrijk. In het licht van de steeds sneller gaande ontwikkelingen en veranderingen is het nu zaak om de informatiehuishouding, juist digitaal, goed op orde te hebben. De archiefinspectie biedt u daarom hulp in de huishouding!
Op de najaarsbijeenkomst mag het fenomeen ‘digitaal werken’ niet ontbreken! Het handboek vervanging van de gemeente Oss is in ons land veelvuldig als inspiratiebron gehanteerd bij digitaliserings- en vervangingstrajecten. Als hulp in uw digitale informatiehuishouding geeft Anton van der Meulen u daarom inzicht in de Oss’er aanpak die geleid heeft tot het verkrijgen van een machtiging tot vervanging van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.
Tijdens de pauze wordt voor de deelnemers een rondleiding door het museum Huis Van Gijn verzorgd. Voor u een uitgelezen mogelijkheid om te ervaren hoezeer in het pand de tijd heeft stilgestaan en te kunnen zien hoe het leven er honderd jaar en langer geleden uitzag. Zoals het Prins Bernard Cultuurfonds in 2004 bij de toekenning van de Museumprijs aangaf: ‘Het huis ademt een sfeer alsof mr. Simon van Gijn ieder moment om de hoek van de kamer kan verschijnen, glas port in de ene hand en een tekening of gravure in de andere. Het museum geeft een uitstekende blik in het leven, de verzameldrang, de huishouding, de oude dag, de filosofie en het milieu van een rijke Dordtenaar.’
Na de pauze houdt Peter Diebels u, aan de hand van de beleidsregel vervanging, voor hoe u in uw huishouding zodanig stappen kunnen zetten, dat vervanging geen illusie meer is.
Robin Lassche geeft vervolgens aan wat de gemeentelijke archiefinspectie voor u kan betekenen in het traject naar vervanging in het algemeen en bij het vervaardigen van een handboek vervanging in het bijzonder.
Kortom, een interessante bijeenkomst voor iedereen met een rol in de informatiehuishouding in de regio!
De bijeenkomst vindt plaats in de tapijtenzaal van het museum Huis Van Gijn, Nieuwe Haven 30, 3311 AP te Dordrecht van 12.30 tot 17.00 uur.
U kunt zich aanmelden door vóór 5 november a.s. een e-mail te sturen naar: archiefinspectie@dordrecht.nl onder vermelding van Najaarsbijeenkomst 2012, naam, functie en organisatie.
De capaciteit is beperkt en aanmeldingen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.
U kunt zich aanmelden door vóór 5 november a.s. een e-mail te sturen naar: archiefinspectie@dordrecht.nl onder vermelding van Najaarsbijeenkomst 2012, naam, functie en organisatie.
De capaciteit is beperkt en aanmeldingen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.
Programma Najaarsbijeenkomst 29 november 2012
Hulp in de huishouding
Locatie: Huis Van Gijn, Nieuwe Haven 30 te Dordrecht
Middagvoorzitter: Louis Scheuneman
12.30 – 13.00 Ontvangst
Inschrijving van de deelnemers.
13.00 – 13.15 Welkom
Opening van de najaarsbijeenkomst door Peter Schoon, directeur van het Dordrechts Museum en het Huis Van Gijn.
13.15 – 14.00 Hulp in de digitale huishouding
Anton van der Meulen, kwaliteitsmedewerker Informatieve Diensten van de Gemeente Oss
Anton van der Meulen presenteert de Oss’er aanpak die geleid heeft tot een algehele machtiging tot vervanging door Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.
14.00 – 14.45 Van droom naar werkelijkheid
Subhaas Kisoensingh, adviseur informatiemanagement van de unit DIV van de gemeente Capelle aan den IJssel
Subhaas Kisoensingh laat zien dat het mogelijk is om met betrekkelijk bescheiden investeringen indrukwekkende resultaten te boeken op het gebied van digitaal werken. Hij geeft ons inzicht in de Capelse huishouding en haar weg naar succes en ambitie.
14.45 – 15.30 Pauze
Koffie en thee in De Dordtse Hemel en voor de
geïnteresseerden….. een rondleiding door het museum Huis Van Gijn.
geïnteresseerden….. een rondleiding door het museum Huis Van Gijn.
15.30 – 16.15 Vervangen mag, maar doe het goed!
Peter Diebels, provinciaal archiefinspecteur van Zuid-Holland, en Robin Lassche, archiefinspecteur gemeente Dordrecht
Peter Diebels vertelt u, aan de hand van de beleidsregel vervanging, hoe uw huishouding zodanig kan worden ingericht dat vervanging geen illusie meer is.
Robin Lassche geeft aan wat de gemeentelijke archiefinspectie voor u kan betekenen in het traject naar vervanging in het algemeen en bij het vervaardigen van een handboek vervanging in het bijzonder.
16.15 – 17.00 Tijd om na te praten!
Afsluiting en borrel in De Dordtse Hemel.
donderdag 2 februari 2012
Verslag van de regiobijeenkomst De WABO: pak het aan!
 |
| Het monumentale 'Zeepaert' aan de Wijnstraat te Dordrecht |
georganiseerd door de archiefinspectie Erfgoedcentrum DiEP
op 18 januari 2012 in ‘Het Zeepaert’ te Dordrecht
Op woensdagmiddag 18 januari jl. is door de archiefinspectie van Erfgoedcentrum DiEP een bijeenkomst in het stijlvolle pand ‘Het Zeepaert’ aan de Wijnstraat georganiseerd. De bijeenkomst stond in het kader van de WABO (Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht). Aanwezig waren zowel de medewerkers van de afdelingen IB/DIV als de vergunningverleners uit ons gehele verzorgingsgebied. Op een enkele uitzondering na, was de gehele regio vertegenwoordigd. Met ruim dertig deelnemers zaten we er warmpjes bij in de prachtige stijlkamer van ‘Het Zeepaert’.
 |
De prachtige stijlkamer van ‘Het Zeepaert’ droeg bij tot een prettige sfeer tijdens de bijeenkomst |
Een primair doel van de bijeenkomst was om ervaringen met elkaar uit te wisselen na ruim een jaar WABO. Enerzijds waren dat de ervaringen van de uitvoerders van de wet en anderzijds die van de beheerders van de daaruit voortvloeiende informatie. Deze benaderingwijze leverde een meervoudig perspectief op van waaruit het WABOproces en WABO-dossier kan worden bekeken.
Na de welkomswoorden van Louis Scheuneman, archiefinspecteur bij DiEP, beet Iris Verver, WABO-coördinator bij de gemeente Papendrecht, het spits af met een verhelderende presentatie waarin ze inging op de processtappen die binnen een WABO-procedure worden doorlopen. Ze weerspiegelde de voor en nadelen van deze nieuwe wet gezien vanuit de burger die een vergunning aanvraagt en vanuit de vergunningverlener.Hiermee gaf zij behalve een goed beeld van het proces, tevens een goede indruk van de kwaliteitsaspecten van een dossier die voor haar specifieke beroepsgroep van belang zijn.
Daarna presenteerden Marjolein Zondag, coördinator DIV SCD, en Renata van Gangelen, coördinator DIV Werkorganisatie de Waard, ons de ervaringen van twee verschillende organisaties met betrekking tot de archivering van de WABO-dossiers. Wat opviel was dat bij Werkorganisatie de Waard en bij het SCD zowel papieren als digitale dossiers worden gevormd waarin de betreffende administratieve neerslag van het proces wordt bewaard. Hoewel de papieren en digitale dossiers inhoudelijk identiek zijn, is het papieren dossier in beide organisaties vooralsnog leidend. Dit laatste is een situatie die door beide organisaties als niet wenselijk wordt beschouwd. Het ontbreken van een NEN 2082 certificaat voor zowel het informatiesysteem MOZARD als MOZAIEK vormt op dit moment nog de grootste belemmering voor een eenmalige digitale archivering van de WABO-dossiers. Daarnaast moeten de processtappen en de daaruit voortkomende documenttypen in beide organisaties nog tot in detail in kaart worden gebracht.
Bij het beluisteren van de presentaties van de twee verschillende beroepsgroepen, werd een belangrijk focusverschil in relatie tot het proces en de neerslag blootgelegd. De uitvoerders van de wet hechten vooral aan de compleetheid van de informatie, terwijl de informatiemedewerkers vooral zijn gefocust op de authenticiteit en duurzaamheid van de informatie. Beide aspecten zijn uiteraard van belang in een gezonde informatiehuishouding. Om het eerste te kunnen waarborgen is vooral een nauwgezette inrichting van het proces van belang. Het authenticiteits- en duurzaamheidsaspect moet vooral worden bewerkstelligd met de inzet van een goed DMS.
Tijdens het analyseren van de verschillende belangen van informatiemedewerkers en vergunningverleners kwam eens te meer naar voren hoe belangrijk de afstemming tussen deze twee verschillende afdelingen is. Deze lijn moet uiteraard logischerwijs worden doorgetrokken naar het belang van afstemming tussen IB/DIV en welke afdeling binnen de gemeentelijke organisatie dan ook.
Deze wellicht voor de hand liggende conclusie geeft inspiratie om in de toekomst wederom bijeenkomsten te organiseren waarbij afdelingen IB/DIV het gesprek aangaan met de uitvoerders van willekeurig welk proces.
Nadat het eerste gedeelte van de middag werd beëindigd, was er tijd voor koffie. Voor wie het interessant vond, leidde DIV-medewerker bij het SCD en amateur archeoloog/historicus Alexandre van den Berg ons rond door het monumentale ‘Zeepaert’. Met onderhoudende anekdotes en talloze wetenswaardigheden met betrekking tot de geschiedenis van het pand, onderhield hij het gezelschap en bracht het van de stijlkamer tot aan de tochtige zolder van het gebouw waar het indrukwekkende dakgebinte kon worden bewonderd.
 |
| Gepassioneerd vertelt Alexandre van den Berg over de geschiedenis van ‘Het Zeepaert’ |
Na de koffiepauze werden door Louis Scheuneman enkele boude stellingen gepresenteerd met betrekking tot de WABO. De organisatiespecifieke ervaringen van de deelnemers en de input die was geleverd tijdens het programma voor de pauze zorgde voor een interessante gedachtewisseling tussen de deelnemers. De stellingen waren geënt op het vermeende aanzienlijke visieverschil op de WABO van beide beroepsgroepen. Het aardige van de gedachtewisseling die zich hieruit ontwikkelde was dat de verschillen in visies veel kleiner bleken dan op voorhand vermeend. Dat hetgeen ons als vakgroepen verbindt groter bleek dan hetgeen ons scheidt, was een geruststellende conclusie die we na afloop van de discussie konden trekken. De stellingen kunnen nagelezen worden in de Powerpointpresentatie die via onderstaande link kan worden gedownload.
Tijdens de gemeenschappelijke borrel en daarna hebben we teruggekeken op een uitermate geslaagde en vruchtbare middag. We hopen over enige tijd wederom een dergelijke bijeenkomst te mogen organiseren. Om die reden willen we u allen oproepen ideeën over onderwerpen betrekking hebbende op de informatiehuishouding in een brede context van de gemeentelijke organisatie met ons te delen via dit blog.
Rest ons u te bedanken voor uw aanwezigheid en bijdragen tijdens de middag. We hopen u spoedig weer te mogen begroeten tijdens een nieuwe regiomiddag!
Met vriendelijke groet,
Archiefinspectie Erfgoedcentrum DiEP.
De Powerpointpresentaties die zijn gebruikt tijdens de bijeenkomst kunt u downloaden en nalezen via onderstaande links.
Presentatie WABO-coördinator Papendrecht (Iris Verver)
Presentatie DIV-coördinatoren SCD/Werkorganisatie De Waard (Marjolein Zondag en Renata van Gangelen)
Presentatie stellingen Archiefinspectie DiEP (Louis Scheuneman)
Presentatie WABO-coördinator Papendrecht (Iris Verver)
Presentatie DIV-coördinatoren SCD/Werkorganisatie De Waard (Marjolein Zondag en Renata van Gangelen)
Presentatie stellingen Archiefinspectie DiEP (Louis Scheuneman)
Abonneren op:
Posts (Atom)