Verslag van de regiobijeenkomst De WABO: pak het aan!

Het monumentale 'Zeepaert'
aan de Wijnstraat te Dordrecht

georganiseerd door de archiefinspectie Erfgoedcentrum DiEP

op 18 januari 2012 in ‘Het Zeepaert’ te Dordrecht

Op woensdagmiddag 18 januari jl. is door de archiefinspectie van Erfgoedcentrum DiEP een bijeenkomst in het stijlvolle pand ‘Het Zeepaert’ aan de Wijnstraat georganiseerd. De bijeenkomst stond in het kader van de WABO (Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht). Aanwezig waren zowel de medewerkers van de afdelingen IB/DIV als de vergunningverleners uit ons gehele verzorgingsgebied. Op een enkele uitzondering na, was de gehele regio vertegenwoordigd. Met ruim dertig deelnemers zaten we er warmpjes bij in de prachtige stijlkamer van ‘Het Zeepaert’.



De prachtige stijlkamer

van ‘Het Zeepaert’

droeg bij tot een prettige sfeer

tijdens de bijeenkomst

Een primair doel van de bijeenkomst was om ervaringen met elkaar uit te wisselen na ruim een jaar WABO. Enerzijds waren dat de ervaringen van de uitvoerders van de wet en anderzijds die van de beheerders van de daaruit voortvloeiende informatie. Deze benaderingwijze leverde een meervoudig perspectief op van waaruit het WABOproces en WABO-dossier kan worden bekeken.

Na de welkomswoorden van Louis Scheuneman, archiefinspecteur bij DiEP, beet Iris Verver, WABO-coördinator bij de gemeente Papendrecht, het spits af met een verhelderende presentatie waarin ze inging op de processtappen die binnen een WABO-procedure worden doorlopen. Ze weerspiegelde de voor en nadelen van deze nieuwe wet gezien vanuit de burger die een vergunning aanvraagt en vanuit de vergunningverlener.Hiermee gaf zij behalve een goed beeld van het proces, tevens een goede indruk van de kwaliteitsaspecten van een dossier die voor haar specifieke beroepsgroep van belang zijn.

Daarna presenteerden Marjolein Zondag, coördinator DIV SCD, en Renata van Gangelen, coördinator DIV Werkorganisatie de Waard, ons de ervaringen van twee verschillende organisaties met betrekking tot de archivering van de WABO-dossiers. Wat opviel was dat bij Werkorganisatie de Waard en bij het SCD zowel papieren als digitale dossiers worden gevormd waarin de betreffende administratieve neerslag van het proces wordt bewaard. Hoewel de papieren en digitale dossiers inhoudelijk identiek zijn, is het papieren dossier in beide organisaties vooralsnog leidend. Dit laatste is een situatie die door beide organisaties als niet wenselijk wordt beschouwd. Het ontbreken van een NEN 2082 certificaat voor zowel het informatiesysteem MOZARD als MOZAIEK vormt op dit moment nog de grootste belemmering voor een eenmalige digitale archivering van de WABO-dossiers. Daarnaast moeten de processtappen en de daaruit voortkomende documenttypen in beide organisaties nog tot in detail in kaart worden gebracht.

Bij het beluisteren van de presentaties van de twee verschillende beroepsgroepen, werd een belangrijk focusverschil in relatie tot het proces en de neerslag blootgelegd. De uitvoerders van de wet hechten vooral aan de compleetheid van de informatie, terwijl de informatiemedewerkers vooral zijn gefocust op de authenticiteit en duurzaamheid van de informatie. Beide aspecten zijn uiteraard van belang in een gezonde informatiehuishouding. Om het eerste te kunnen waarborgen is vooral een nauwgezette inrichting van het proces van belang. Het authenticiteits- en duurzaamheidsaspect moet vooral worden bewerkstelligd met de inzet van een goed DMS.

Tijdens het analyseren van de verschillende belangen van informatiemedewerkers en vergunningverleners kwam eens te meer naar voren hoe belangrijk de afstemming tussen deze twee verschillende afdelingen is. Deze lijn moet uiteraard logischerwijs worden doorgetrokken naar het belang van afstemming tussen IB/DIV en welke afdeling binnen de gemeentelijke organisatie dan ook.

Deze wellicht voor de hand liggende conclusie geeft inspiratie om in de toekomst wederom bijeenkomsten te organiseren waarbij afdelingen IB/DIV het gesprek aangaan met de uitvoerders van willekeurig welk proces.

Nadat het eerste gedeelte van de middag werd beëindigd, was er tijd voor koffie. Voor wie het interessant vond, leidde DIV-medewerker bij het SCD en amateur archeoloog/historicus Alexandre van den Berg ons rond door het monumentale ‘Zeepaert’. Met onderhoudende anekdotes en talloze wetenswaardigheden met betrekking tot de geschiedenis van het pand, onderhield hij het gezelschap en bracht het van de stijlkamer tot aan de tochtige zolder van het gebouw waar het indrukwekkende dakgebinte kon worden bewonderd.



Gepassioneerd vertelt Alexandre van den
Berg over de geschiedenis van ‘Het Zeepaert’

Na de koffiepauze werden door Louis Scheuneman enkele boude stellingen gepresenteerd met betrekking tot de WABO. De organisatiespecifieke ervaringen van de deelnemers en de input die was geleverd tijdens het programma voor de pauze zorgde voor een interessante gedachtewisseling tussen de deelnemers. De stellingen waren geënt op het vermeende aanzienlijke visieverschil op de WABO van beide beroepsgroepen. Het aardige van de gedachtewisseling die zich hieruit ontwikkelde was dat de verschillen in visies veel kleiner bleken dan op voorhand vermeend. Dat hetgeen ons als vakgroepen verbindt groter bleek dan hetgeen ons scheidt, was een geruststellende conclusie die we na afloop van de discussie konden trekken. De stellingen kunnen nagelezen worden in de Powerpointpresentatie die via onderstaande link kan worden gedownload.

Tijdens de gemeenschappelijke borrel en daarna hebben we teruggekeken op een uitermate geslaagde en vruchtbare middag. We hopen over enige tijd wederom een dergelijke bijeenkomst te mogen organiseren. Om die reden willen we u allen oproepen ideeën over onderwerpen betrekking hebbende op de informatiehuishouding in een brede context van de gemeentelijke organisatie met ons te delen via dit blog.

Rest ons u te bedanken voor uw aanwezigheid en bijdragen tijdens de middag. We hopen u spoedig weer te mogen begroeten tijdens een nieuwe regiomiddag!

Met vriendelijke groet,

Archiefinspectie Erfgoedcentrum DiEP.

De Powerpointpresentaties die zijn gebruikt tijdens de bijeenkomst kunt u downloaden en nalezen via onderstaande links.

Presentatie WABO-coördinator Papendrecht (Iris Verver)

Presentatie DIV-coördinatoren SCD/Werkorganisatie De Waard (Marjolein Zondag en Renata van Gangelen)

Presentatie stellingen Archiefinspectie DiEP (Louis Scheuneman)