Najaarsbijeenkomst archiefinspectie: 'Van 25....naar 1'

De Wabo wil vooral de burger tegemoet komen en het hem zo makkelijk mogelijk maken. Hij mag zelf weten hoe hij zijn omgevingsvergunning aanvraagt: online via het Omgevingsloket, via de mail, aan de balie, op papier en/of digitaal. Maar hoe komt op deze manier per aanvraag één betrouwbaar dossier tot stand? De omgevingsvergunning is namelijk een proces waarin gemeenten, de Omgevingsdienst, de Veiligheidsregio en waterschappen intensief behoren samen te werken. De betrokken partijen in het proces moeten precies van elkaar weten wat de ander als vergunningverlener doet. Daarom zou niet alleen de afdeling die zich bezighoudt met documentaire informatievoorziening zich druk moeten maken over betrouwbare archivering. Zonder goede vastlegging van het aanvraag- en behandelproces verdampt de winst van de Wabo voor burger en overheid waar we bij staan.

Voor ons als informatiespecialisten is daarom met name interessant hoe we de archivering van documenten binnen de omgevingsvergunning in goede banen leiden. Want het betekent allemaal nogal wat! Vervanging van 25(!) vergunningen door één vergunning, één aanvraag voor één omgevingsvergunning bij één loket. De aanvraag wordt veelal via een digitaal formulier op internet ingediend, en wel bij de Landelijke Voorziening Omgevingsloket die als frontoffice dient.

Wabo-archivering roept dus vragen op die voor de hele gemeentelijke organisatie van belang zijn. Organisatorische, technische en juridische kwesties dringen zich op. Kan het netwerk de opslag van zware bestanden zoals bouw- en constructietekeningen wel aan? Vormt de gemeente een papieren, een digitaal of een hybride dossier? Mag een papieren origineel zomaar worden vervangen door een digitale kopie, of andersom een digitaal origineel door een papieren kopie? Hoeveel personele capaciteit vergt de archivering in het nieuwe werkproces, zeker zolang allerlei technische koppelingen nog niet werken en handmatig gegevens overgezet moeten worden van het Omgevingsloket Online naar gemeentelijke systemen? Hoe moeten de afdeling documentaire informatievoorziening en vergunningenteams samenwerken om een goede dossiervorming te bewerkstelligen? Hoe kunnen verschillende overheden die samenwerken aan een omgevingsvergunning probleemloos gegevens uitwisselen? Hoe willen wij hiermee omgaan om onze informatie en archief op een goede manier te beheren? Dit omgevingsloket omvat de aanvraagmodule die voor ons als gemeente verplicht wordt. De Landelijke Voorziening biedt ook een behandelmodule aan.

De dossiervorming en archivering zijn kritische succesfactoren. Nog niet iedereen is zich daarvan bewust, maar het is echt zo! Het kan niet anders dan dat de manier van dossiervorming en archivering verandert of aan het veranderen is, zowel voor vergunningverlening als vergunninghandhaving. Dossiers moeten voor meerdere mensen tegelijk beschikbaar zijn en informatie met betrekking tot meerdere toestemmingen als onderdeel van de omgevingsvergunning bevatten.

Menig organisatie is bezig met de stap naar zaakgericht, ofwel procesgericht werken. Dit zaakgericht werken is met de omgevingsvergunning noodzakelijk geworden. Immers, er kunnen zowel papieren als digitale stukken binnenkomen, die weliswaar verschillende routes bij verschillende organisaties doorlopen, maar allemaal behoren bij dezelfde vergunningsaanvraag, dezelfde omgevingsvergunning, hetzelfde proces. Het zaakdossier wordt dus bij de behandeling van de aanvraag erg belangrijk. Het dossier moet zeer vakkundig, zeer precies worden ingericht, omdat aan een zaak veel mensen in het proces als keten kunnen werken. Zij moeten op elkaar kunnen voortbouwen, elkaar aan kunnen vullen. Zoals eerder gezegd moeten zij precies van elkaar weten wat de ander doet en besluit in de keten. Verder kan een zaak op veel producten betrekking hebben. Een enkele aanvraag kan bijvoorbeeld het verbouwen van een woning, welke aan een waterkering staat en tevens een monument is, en het kappen van een boom omvatten. Ziedaar: ketensamenwerking! En dus is keteninformatisering noodzakelijk. We moeten als ketenpartners informatie onderling kunnen uitwisselen. Doordat we gebruik kunnen gaan maken van elkaars gegevensbestanden kunnen we beter zien wat zich afspeelt in de keten. Digitalisering is hierbij een belangrijk hulpmiddel.

Rond de regels en normen omtrent archiefbeheer en Wabo, omtrent dossiervorming en het werkproces en omtrent de aansluiting tussen de behandelmodule van de ‘omgevingsvergunning online’ en de gemeentelijke midoffice is alles nog niet even duidelijk. Het ministerie van VROM heeft in oktober 2008 het Nationaal Archief gevraagd om de Wabo en het ‘omgevingsloket online’ te toetsen aan regels en normen op het gebied van archiefbeheer. Het Nationaal Archief heeft in april 2009 haar advies[1] uitgebracht over de ‘archiefwaardigheid’ van de Landelijke Voorziening Omgevingsloket. Onder meer is nagegaan of het ‘omgevingsloket online’ en de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het bewaren en het verwijderen van informatie stroken met de archiefregelgeving. Ook geeft het Nationaal Archief in haar advies aan in hoeverre het ‘omgevingsloket online’ werkbaar is ingericht in relatie tot de regels en normen. Dit vraagt om duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is qua beheer van systeem en beheer van gegevens. Denk aan de vraag waar zich de authentieke documenten bevinden en wie hiervoor verantwoordelijk is.

Op basis van het advies van het Nationaal Archief is het ‘Wabo-DIV-boekje’[2] vervaardigd. In dit boekje worden o.a. het opstellen van een Wabo-ordeningsplan, het inregelen van bezwaar- en vernietigingstermijnen, de authenticiteit en het digitaal maken van documenten behandeld.

De najaarsbijeenkomst is dus zeker niet alleen interessant voor de betrokkenen bij de WABO, maar voor iedereen met een rol binnen het informatie- en archiefbeheer in de regio!

[1] Wabo en Archiefwet. Advies inzake de ‘archiefwaardigheid’ van de landelijke voorziening Omgevingsloket online (Nationaal Archief, april 2009)

[2] Leidraad Wabo – DIV / archivering.  De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht vanuit het oogpunt van documentaire informatievoorziening, versie 1.1 (VROM, VNG, IPO en Vereniging Stadswerk Nederland, augustus 2010)

---

Aankondiging regiobijeenkomst najaar 2011

De omgevingsvergunning en (digitale) archivering

Na de succesvolle bijeenkomsten in Alblasserdam en Hardinxveld-Giessendam zal in de tweede helft van dit jaar wederom een regiobijeenkomst worden gehouden. De precieze plaats en datum wordt nog nader bepaald. Het thema van deze bijeenkomsten zal zijn:

De gevolgen van de invoering van de omgevingsvergunning voor de (digitale) archivering.

De Wabo. De omgevingsvergunning. De LVO, Landelijke Voorziening Omgevingsloket. Enkele jaren zoemden deze begrippen rond en drie keer is de invoering van de wet uitgesteld. Per 1 oktober 2010 was het dan zover en zijn ruim 25 bestaande vergunningen op het gebied van bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu vervangen door één omgevingsvergunning.

De omgevingsvergunning is een proces waarin een aantal gemeentelijke partijen, waterschappen, de Omgevingsdienst en (in een aantal gevallen) het Servicecentrum Drechtsteden, intensief moeten gaan samenwerken. De betrokken partijen in het proces moeten als ketenpartners precies van elkaar weten wat de ander als vergunningverlener doet.

Het proces is vanuit een digitaal beginsel ingericht. Het is nu zaak om te bezien hoe wij, met het oog op een goed informatie- en archiefbeheer, moeten omgaan met de documenten in een digitaal ingericht proces Omgevingsvergunning. Voor ons als informatiespecialisten is natuurlijk met name interessant hoe we de archivering van documenten binnen de omgevingsvergunning in goede banen kunnen leiden. Want het betekent allemaal nogal wat! Vervanging van 25(!) vergunningen door één vergunning, één aanvraag voor één omgevingsvergunning bij één loket. De aanvraag wordt veelal via een digitaal formulier op internet gedaan, en wel bij de Landelijke Voorziening Omgevingsloket die als frontoffice dient. Hoe willen wij hiermee omgaan om onze informatie en archief op een goede manier te beheren?

De bijeenkomst is dus zeker niet alleen interessant voor de betrokkenen bij de Wabo, maar voor iedereen met een rol binnen het informatie- en archiefbeheer in de regio!

Teun de Bruijn nieuwe gemeentearchivaris

Het college heeft Teun de Bruijn (51), hoofd collectiebeheer van Erfgoedcentrum DiEP, benoemd als gemeentearchivaris van Dordrecht. De stadsarchivaris is verantwoordelijk voor de (overheids)archieven van Dordrecht en die van dertien regiogemeenten.

De eerste officiële stadsarchivaris werd 125 jaar geleden aangesteld. Teun de Bruijn is de achtste archivaris die deze aanstelling krijgt.

Hij trad in 1986 als archiefmedewerker in dienst bij wat destijds het Stadsarchief Dordrecht heette. "Het is een grote eer om de gemeentearchivaris van de oudste stad van Holland te zijn,’’ zegt de nieuwe gemeentearchivaris. "In december werk ik 25 jaar bij het archief. Ik vind het bijzonder om in deze 25 jaar de hoogst haalbare titel in de Dordtse archiefwereld te behalen.”
Met de benoeming van Teun de Bruijn wordt gebroken met de traditie dat de directeur van het archief ook de stadsarchivaris is. Vanwege de ontwikkeling van Stadsarchief naar Erfgoedcentrum DiEP, is bij de recente aanstelling van directeur Ineke Middag op bredere competenties en ervaring geworven, waarbij de opleiding tot archivaris geen strikte eis meer was.

Verslag regiobijeenkomsten Archiefinspectie.

Op 10 en 17 februari 2011 is door de archiefinspectie een tweetal regiobijeenkomsten georganiseerd. De eerste vond plaats in de gemeente Alblasserdam, de tweede in Hardinxveld-Giessendam. Het doel van de bijeenkomsten was het uitdragen van onze visie op inspectie en digitalisering. Daarnaast hebben wij de pas aangetreden adjunct-provinciaal archiefinspecteur Peter Diebels uitgenodigd om hem in de gelegenheid te stellen iets te vertellen over de taken van de provinciale archiefinspectie.

Het programma van de bijeeenkomsten bestond uit drie presentaties. Na de woorden van welkom door de vertegenwoordigers van de gastgemeenten werd de inhoudelijke aftrap door Louis Scheuneman gedaan. Ondersteund met een citaat uit de kersttoespraak van de gemeentesecretaris van Dordrecht Jan Herman de Baas, pleitte hij voor het belang van een goede onderlinge samenwerking tussen genmeenten. Tenslotte -zo redeneerde hij- voeren we allemaal de zelfde taken en moeten we het hoofd bieden aan dezelfde uitdagingen. We kunnen veel van elkaar leren door bij elkaar in de keuken te kijken.

In de eerste presentatie ging Robin Lassche uitvoerig in op de functie en specifieke taken van de gemeentelijke archiefinspectie. In meer algemene zin werd de inbedding van de functie bij Erfgoedcentrum-DiEP, als zijnde archiefbewaarplaats en erfgoedinstelling belicht. Voorts werd aandacht geschonken aan de verschillende functies van archieven. Van het primaire belang, namelijk het ondersteunen van het bedrijfsvoering tot en met het secundaire belang, namelijk de cultuur historische waarde van archiefmateriaal.

Na de theepauze nam Louis Scheuneman ons mee naar het onherbergzame en vooralsnog ruw ontgonnen gebied van de digitale archivering. Hij schetste daarbij de ontwikkelingen die op dat gebied de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden. Uit zijn betoog bleek dat de technische ontwikkelingen zo snel gaan, dat de consequenties hiervan binnen ons vakgebied vaak lastig te ondervangen zijn.

Toch is er in de afgelopen jaren veel gebeurd op dit terrein. De inzet van document management systemen, de standaardisatie van bestandsformaten en de visievorming op het gebied van een digitaal depot, het welbekende E-depot.

Als laatste spreker nam Peter Diebels het woord. In zijn presentatie werden de verhoudingen tussen de provinciale- en de gemeentelijke inspectie verhelderd. Hij schetste enerzijds de taken van de provinciale inspectie die in beginsel op de archiefzorg zijn gericht, terwijl de taken van de gemeentelijke inspectie vooral op het beheer van de archieven zijn gericht. Ook ging hij in op de verschuivende taakverdeling tussen de twee verschillende functies. Hieruit bleek dat steeds meer taken die voorheen door de provinciale inspectie werden uitgevoerd, nu en in de nabije toekomst steeds vaker op gemeentelijk niveau worden belegd. Daarna bracht Peter Diebels het RODIN-project onder de aandacht. Deze tot de verbeelding sprekende afkorting staat voor Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Het is een heldere wegwijzer in de vorm van een checklist, om te analyseren in welke mate een organisatie ‘in control is’ op het gebied van haar digitale archiefbeheer.

De bijeenkomsten werden door de deelnemers beoordeeld met een rapportcijfer van 7,7. Mede gezien de inhoudelijke reacties die in de evaluatie van de bijeenkomsten naar voren kwamen, kijken wij terug op twee zeer geslaagde middagen.