De Wabo wil vooral de burger tegemoet komen en het hem zo makkelijk mogelijk maken. Hij mag zelf weten hoe hij zijn omgevingsvergunning aanvraagt: online via het Omgevingsloket, via de mail, aan de balie, op papier en/of digitaal. Maar hoe komt op deze manier per aanvraag één betrouwbaar dossier tot stand? De omgevingsvergunning is namelijk een proces waarin gemeenten, de Omgevingsdienst, de Veiligheidsregio en waterschappen intensief behoren samen te werken. De betrokken partijen in het proces moeten precies van elkaar weten wat de ander als vergunningverlener doet. Daarom zou niet alleen de afdeling die zich bezighoudt met documentaire informatievoorziening zich druk moeten maken over betrouwbare archivering. Zonder goede vastlegging van het aanvraag- en behandelproces verdampt de winst van de Wabo voor burger en overheid waar we bij staan.
Voor ons als informatiespecialisten is daarom met name interessant hoe we de archivering van documenten binnen de omgevingsvergunning in goede banen leiden. Want het betekent allemaal nogal wat! Vervanging van 25(!) vergunningen door één vergunning, één aanvraag voor één omgevingsvergunning bij één loket. De aanvraag wordt veelal via een digitaal formulier op internet ingediend, en wel bij de Landelijke Voorziening Omgevingsloket die als frontoffice dient.
Wabo-archivering roept dus vragen op die voor de hele gemeentelijke organisatie van belang zijn. Organisatorische, technische en juridische kwesties dringen zich op. Kan het netwerk de opslag van zware bestanden zoals bouw- en constructietekeningen wel aan? Vormt de gemeente een papieren, een digitaal of een hybride dossier? Mag een papieren origineel zomaar worden vervangen door een digitale kopie, of andersom een digitaal origineel door een papieren kopie? Hoeveel personele capaciteit vergt de archivering in het nieuwe werkproces, zeker zolang allerlei technische koppelingen nog niet werken en handmatig gegevens overgezet moeten worden van het Omgevingsloket Online naar gemeentelijke systemen? Hoe moeten de afdeling documentaire informatievoorziening en vergunningenteams samenwerken om een goede dossiervorming te bewerkstelligen? Hoe kunnen verschillende overheden die samenwerken aan een omgevingsvergunning probleemloos gegevens uitwisselen? Hoe willen wij hiermee omgaan om onze informatie en archief op een goede manier te beheren? Dit omgevingsloket omvat de aanvraagmodule die voor ons als gemeente verplicht wordt. De Landelijke Voorziening biedt ook een behandelmodule aan.
De dossiervorming en archivering zijn kritische succesfactoren. Nog niet iedereen is zich daarvan bewust, maar het is echt zo! Het kan niet anders dan dat de manier van dossiervorming en archivering verandert of aan het veranderen is, zowel voor vergunningverlening als vergunninghandhaving. Dossiers moeten voor meerdere mensen tegelijk beschikbaar zijn en informatie met betrekking tot meerdere toestemmingen als onderdeel van de omgevingsvergunning bevatten.
Menig organisatie is bezig met de stap naar zaakgericht, ofwel procesgericht werken. Dit zaakgericht werken is met de omgevingsvergunning noodzakelijk geworden. Immers, er kunnen zowel papieren als digitale stukken binnenkomen, die weliswaar verschillende routes bij verschillende organisaties doorlopen, maar allemaal behoren bij dezelfde vergunningsaanvraag, dezelfde omgevingsvergunning, hetzelfde proces. Het zaakdossier wordt dus bij de behandeling van de aanvraag erg belangrijk. Het dossier moet zeer vakkundig, zeer precies worden ingericht, omdat aan een zaak veel mensen in het proces als keten kunnen werken. Zij moeten op elkaar kunnen voortbouwen, elkaar aan kunnen vullen. Zoals eerder gezegd moeten zij precies van elkaar weten wat de ander doet en besluit in de keten. Verder kan een zaak op veel producten betrekking hebben. Een enkele aanvraag kan bijvoorbeeld het verbouwen van een woning, welke aan een waterkering staat en tevens een monument is, en het kappen van een boom omvatten. Ziedaar: ketensamenwerking! En dus is keteninformatisering noodzakelijk. We moeten als ketenpartners informatie onderling kunnen uitwisselen. Doordat we gebruik kunnen gaan maken van elkaars gegevensbestanden kunnen we beter zien wat zich afspeelt in de keten. Digitalisering is hierbij een belangrijk hulpmiddel.
Rond de regels en normen omtrent archiefbeheer en Wabo, omtrent dossiervorming en het werkproces en omtrent de aansluiting tussen de behandelmodule van de ‘omgevingsvergunning online’ en de gemeentelijke midoffice is alles nog niet even duidelijk. Het ministerie van VROM heeft in oktober 2008 het Nationaal Archief gevraagd om de Wabo en het ‘omgevingsloket online’ te toetsen aan regels en normen op het gebied van archiefbeheer. Het Nationaal Archief heeft in april 2009 haar advies[1] uitgebracht over de ‘archiefwaardigheid’ van de Landelijke Voorziening Omgevingsloket. Onder meer is nagegaan of het ‘omgevingsloket online’ en de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het bewaren en het verwijderen van informatie stroken met de archiefregelgeving. Ook geeft het Nationaal Archief in haar advies aan in hoeverre het ‘omgevingsloket online’ werkbaar is ingericht in relatie tot de regels en normen. Dit vraagt om duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is qua beheer van systeem en beheer van gegevens. Denk aan de vraag waar zich de authentieke documenten bevinden en wie hiervoor verantwoordelijk is.
Op basis van het advies van het Nationaal Archief is het ‘Wabo-DIV-boekje’[2] vervaardigd. In dit boekje worden o.a. het opstellen van een Wabo-ordeningsplan, het inregelen van bezwaar- en vernietigingstermijnen, de authenticiteit en het digitaal maken van documenten behandeld.
De najaarsbijeenkomst is dus zeker niet alleen interessant voor de betrokkenen bij de WABO, maar voor iedereen met een rol binnen het informatie- en archiefbeheer in de regio!
[1] Wabo en Archiefwet. Advies inzake de ‘archiefwaardigheid’ van de landelijke voorziening Omgevingsloket online (Nationaal Archief, april 2009)
[2] Leidraad Wabo – DIV / archivering. De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht vanuit het oogpunt van documentaire informatievoorziening, versie 1.1 (VROM, VNG, IPO en Vereniging Stadswerk Nederland, augustus 2010)
Geen opmerkingen:
Een reactie posten