maandag 14 april 2014

Regionaal Archief Dordrecht beheert nu ook collectie Oud-Beijerland

Regionaal Archief Dordrecht beheert sinds 1 april 2014 ook de collectie van Oud-Beijerland. Hiervoor hebben de gemeenten Dordrecht en Oud-Beijerland een overeenkomst gesloten. Hiermee behoort de gehele Hoeksche Waard nu tot het verzorgingsgebied van het Regionaal Archief Dordrecht en is het aantal aangesloten regio gemeenten naar twaalf gestegen.

Naast de gemeente Dordrecht verzorgt het Regionaal Archief het archiefbeheer van de gemeenten Alblasserdam, Binnenmaas, Cromstrijen, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Korendijk, Molenwaard, Oud-Beijerland, Papendrecht, Sliedrecht, Strijen en Zwijndrecht.

In het verlengde hiervan is de gemeentearchivaris van Dordrecht Teun de Bruijn vanaf nu benoemd tot gemeentearchivaris van Oud-Beijerland. Hij wordt verantwoordelijk voor het toezicht op de zorg en het beheer van de nog niet overgebrachte archieven en voor het beheer van de overgebrachte archieven. De gemeente Oud-Beijerland heeft besloten om voorlopig nog geen archieven naar de archiefbewaarplaats (het Stadsdepot) over te brengen maar in de gemeente zelf te beheren.

maandag 1 oktober 2012

Najaarsbijeenkomst 29 november 2012 in het museum Huis Van Gijn te Dordrecht


       Middagvoorzitter: Louis Scheuneman


Op donderdag 29 november a.s. houdt de Archiefinspectie Dordrecht haar najaarsbijeenkomst. De bijeenkomst vindt plaats in het museum Huis Van Gijn te Dordrecht. Het thema van deze bijeenkomst is:

Hulp in de huishouding

 ‘Vertrouwen komt te voet, en gaat te paard.’ Deze Hollandse tegelwijsheid is in deze tijd niet alleen financieel-economisch gezien actueel, ook binnen het informatie- en archiefbeheer is vertrouwen in een goede informatiehuishouding erg belangrijk. In het licht van de steeds sneller gaande ontwikkelingen en veranderingen is het nu zaak om de informatiehuishouding, juist digitaal, goed op orde te hebben. De archiefinspectie biedt u daarom hulp in de huishouding!


Op de najaarsbijeenkomst mag het fenomeen ‘digitaal werken’ niet ontbreken! Het handboek vervanging van de gemeente Oss is in ons land veelvuldig als inspiratiebron gehanteerd bij digitaliserings- en vervangingstrajecten. Als hulp in uw digitale informatiehuishouding geeft Anton van der Meulen u daarom inzicht in de Oss’er aanpak die geleid heeft tot het verkrijgen van een machtiging tot vervanging van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.


In 2009 werd aan de afdeling DIV van de gemeente Capelle aan den IJssel (zie foto) de landelijke Kwaliteitsaward toegekend. Volgens de jury liet de afdeling DIV zien dat het mogelijk is om indrukwekkende resultaten te boeken op het gebied van digitaal werken, met betrekkelijk bescheiden investeringen, gelijktijdige invoering van een kwaliteitssysteem, en met een forse ontwikkeling van de reeds aanwezige medewerkers. Op de najaarsbijeenkomst krijgt u een kijkje in de Capelse huishouding wat betreft digitaal werken, het kwaliteitssysteem en samenwerking.


Tijdens de pauze wordt voor de deelnemers een rondleiding door het museum Huis Van Gijn verzorgd. Voor u een uitgelezen mogelijkheid om te ervaren hoezeer in het pand de tijd heeft stilgestaan en te kunnen zien hoe het leven er honderd jaar en langer geleden uitzag. Zoals het Prins Bernard Cultuurfonds in 2004 bij de toekenning van de Museumprijs aangaf: ‘Het huis ademt een sfeer alsof mr. Simon van Gijn ieder moment om de hoek van de kamer kan verschijnen, glas port in de ene hand en een tekening of gravure in de andere. Het museum geeft een uitstekende blik in het leven, de verzameldrang, de huishouding, de oude dag, de filosofie en het milieu van een rijke Dordtenaar.’


Na de pauze houdt Peter Diebels u, aan de hand van de beleidsregel vervanging, voor hoe u in uw huishouding zodanig stappen kunnen zetten, dat vervanging geen illusie meer is.

Robin Lassche geeft vervolgens aan wat de gemeentelijke archiefinspectie voor u kan betekenen in het traject naar vervanging in het algemeen en bij het vervaardigen van een handboek vervanging in het bijzonder.


Kortom, een interessante bijeenkomst voor iedereen met een rol in de informatiehuishouding in de regio!

De bijeenkomst vindt plaats in de tapijtenzaal van het museum Huis Van Gijn, Nieuwe Haven 30, 3311 AP te Dordrecht van 12.30 tot 17.00 uur.

U kunt zich aanmelden door vóór 5 november a.s. een e-mail te sturen naar: archiefinspectie@dordrecht.nl onder vermelding van Najaarsbijeenkomst 2012, naam, functie en organisatie.

De capaciteit is beperkt en aanmeldingen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.



Programma Najaarsbijeenkomst 29 november 2012

Hulp in de huishouding


            


 Locatie: Huis Van Gijn, Nieuwe Haven 30 te Dordrecht

 Middagvoorzitter: Louis Scheuneman                    




12.30 – 13.00 Ontvangst
                   Inschrijving van de deelnemers.

13.00 – 13.15 Welkom
Opening van de najaarsbijeenkomst door Peter Schoon, directeur van het Dordrechts Museum en het Huis Van Gijn.

13.15 – 14.00 Hulp in de digitale huishouding
Anton van der Meulen, kwaliteitsmedewerker Informatieve Diensten van de Gemeente Oss

Anton van der Meulen presenteert de Oss’er aanpak die geleid heeft tot een algehele machtiging tot vervanging door Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.

14.00 – 14.45 Van droom naar werkelijkheid
Subhaas Kisoensingh, adviseur informatiemanagement van de unit DIV van de gemeente Capelle aan den IJssel

Subhaas Kisoensingh laat zien dat het mogelijk is om met betrekkelijk bescheiden investeringen indrukwekkende resultaten te boeken op het gebied van digitaal werken. Hij geeft ons inzicht in de Capelse huishouding en haar weg naar succes en ambitie.
                       
14.45 – 15.30 Pauze
                   Koffie en thee in De Dordtse Hemel en voor de 
                   geïnteresseerden….. een rondleiding door het museum Huis Van                    Gijn.
                 
15.30 – 16.15 Vervangen mag, maar doe het goed!
Peter Diebels, provinciaal archiefinspecteur van Zuid-Holland, en Robin Lassche,  archiefinspecteur gemeente Dordrecht

Peter Diebels vertelt u, aan de hand van de beleidsregel vervanging, hoe uw huishouding zodanig kan worden ingericht dat vervanging geen illusie meer is.
Robin Lassche geeft aan wat de gemeentelijke archiefinspectie voor u kan betekenen in het traject naar vervanging in het algemeen en bij het vervaardigen van een handboek vervanging in het bijzonder.

16.15 – 17.00 Tijd om na te praten!
                   Afsluiting en borrel in De Dordtse Hemel.






Foto's van: www.huisvangijn.nl
Foto Capelle aan den IJssel van: www.mailprofs.nl

donderdag 2 februari 2012

Verslag van de regiobijeenkomst De WABO: pak het aan!

Het monumentale 'Zeepaert'
aan de Wijnstraat te Dordrecht
georganiseerd door de archiefinspectie Erfgoedcentrum DiEP
op 18 januari 2012 in ‘Het Zeepaert’ te Dordrecht

Op woensdagmiddag 18 januari jl. is door de archiefinspectie van Erfgoedcentrum DiEP een bijeenkomst in het stijlvolle pand ‘Het Zeepaert’ aan de Wijnstraat georganiseerd. De bijeenkomst stond in het kader van de WABO (Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht). Aanwezig waren zowel de medewerkers van de afdelingen IB/DIV als de vergunningverleners uit ons gehele verzorgingsgebied. Op een enkele uitzondering na, was de gehele regio vertegenwoordigd. Met ruim dertig deelnemers zaten we er warmpjes bij in de prachtige stijlkamer van ‘Het Zeepaert’.


De prachtige stijlkamer
van ‘Het Zeepaert’
droeg bij tot een prettige sfeer
tijdens de bijeenkomst
Een primair doel van de bijeenkomst was om ervaringen met elkaar uit te wisselen na ruim een jaar WABO. Enerzijds waren dat de ervaringen van de uitvoerders van de wet en anderzijds die van de beheerders van de daaruit voortvloeiende informatie. Deze benaderingwijze leverde een meervoudig perspectief op van waaruit het WABOproces en WABO-dossier kan worden bekeken.

Na de welkomswoorden van Louis Scheuneman, archiefinspecteur bij DiEP, beet Iris Verver, WABO-coördinator bij de gemeente Papendrecht, het spits af met een verhelderende presentatie waarin ze inging op de processtappen die binnen een WABO-procedure worden doorlopen. Ze weerspiegelde de voor en nadelen van deze nieuwe wet gezien vanuit de burger die een vergunning aanvraagt en vanuit de vergunningverlener.Hiermee gaf zij behalve een goed beeld van het proces, tevens een goede indruk van de kwaliteitsaspecten van een dossier die voor haar specifieke beroepsgroep van belang zijn.
Daarna presenteerden Marjolein Zondag, coördinator DIV SCD, en Renata van Gangelen, coördinator DIV Werkorganisatie de Waard, ons de ervaringen van twee verschillende organisaties met betrekking tot de archivering van de WABO-dossiers. Wat opviel was dat bij Werkorganisatie de Waard en bij het SCD zowel papieren als digitale dossiers worden gevormd waarin de betreffende administratieve neerslag van het proces wordt bewaard. Hoewel de papieren en digitale dossiers inhoudelijk identiek zijn, is het papieren dossier in beide organisaties vooralsnog leidend. Dit laatste is een situatie die door beide organisaties als niet wenselijk wordt beschouwd. Het ontbreken van een NEN 2082 certificaat voor zowel het informatiesysteem MOZARD als MOZAIEK vormt op dit moment nog de grootste belemmering voor een eenmalige digitale archivering van de WABO-dossiers. Daarnaast moeten de processtappen en de daaruit voortkomende documenttypen in beide organisaties nog tot in detail in kaart worden gebracht.

Bij het beluisteren van de presentaties van de twee verschillende beroepsgroepen, werd een belangrijk focusverschil in relatie tot het proces en de neerslag blootgelegd. De uitvoerders van de wet hechten vooral aan de compleetheid van de informatie, terwijl de informatiemedewerkers vooral zijn gefocust op de authenticiteit en duurzaamheid van de informatie. Beide aspecten zijn uiteraard van belang in een gezonde informatiehuishouding. Om het eerste te kunnen waarborgen is vooral een nauwgezette inrichting van het proces van belang. Het authenticiteits- en duurzaamheidsaspect moet vooral worden bewerkstelligd met de inzet van een goed DMS.

Tijdens het analyseren van de verschillende belangen van informatiemedewerkers en vergunningverleners kwam eens te meer naar voren hoe belangrijk de afstemming tussen deze twee verschillende afdelingen is. Deze lijn moet uiteraard logischerwijs worden doorgetrokken naar het belang van afstemming tussen IB/DIV en welke afdeling binnen de gemeentelijke organisatie dan ook.

Deze wellicht voor de hand liggende conclusie geeft inspiratie om in de toekomst wederom bijeenkomsten te organiseren waarbij afdelingen IB/DIV het gesprek aangaan met de uitvoerders van willekeurig welk proces.
Nadat het eerste gedeelte van de middag werd beëindigd, was er tijd voor koffie. Voor wie het interessant vond, leidde DIV-medewerker bij het SCD en amateur archeoloog/historicus Alexandre van den Berg ons rond door het monumentale ‘Zeepaert’. Met onderhoudende anekdotes en talloze wetenswaardigheden met betrekking tot de geschiedenis van het pand, onderhield hij het gezelschap en bracht het van de stijlkamer tot aan de tochtige zolder van het gebouw waar het indrukwekkende dakgebinte kon worden bewonderd.


Gepassioneerd vertelt Alexandre van den
Berg over de geschiedenis van ‘Het Zeepaert’
Na de koffiepauze werden door Louis Scheuneman enkele boude stellingen gepresenteerd met betrekking tot de WABO. De organisatiespecifieke ervaringen van de deelnemers en de input die was geleverd tijdens het programma voor de pauze zorgde voor een interessante gedachtewisseling tussen de deelnemers. De stellingen waren geënt op het vermeende aanzienlijke visieverschil op de WABO van beide beroepsgroepen. Het aardige van de gedachtewisseling die zich hieruit ontwikkelde was dat de verschillen in visies veel kleiner bleken dan op voorhand vermeend. Dat hetgeen ons als vakgroepen verbindt groter bleek dan hetgeen ons scheidt, was een geruststellende conclusie die we na afloop van de discussie konden trekken. De stellingen kunnen nagelezen worden in de Powerpointpresentatie die via onderstaande link kan worden gedownload.

Tijdens de gemeenschappelijke borrel en daarna hebben we teruggekeken op een uitermate geslaagde en vruchtbare middag. We hopen over enige tijd wederom een dergelijke bijeenkomst te mogen organiseren. Om die reden willen we u allen oproepen ideeën over onderwerpen betrekking hebbende op de informatiehuishouding in een brede context van de gemeentelijke organisatie met ons te delen via dit blog.

Rest ons u te bedanken voor uw aanwezigheid en bijdragen tijdens de middag. We hopen u spoedig weer te mogen begroeten tijdens een nieuwe regiomiddag!

Met vriendelijke groet,
Archiefinspectie Erfgoedcentrum DiEP.

donderdag 7 juli 2011

Najaarsbijeenkomst archiefinspectie: 'Van 25....naar 1'

De Wabo wil vooral de burger tegemoet komen en het hem zo makkelijk mogelijk maken. Hij mag zelf weten hoe hij zijn omgevingsvergunning aanvraagt: online via het Omgevingsloket, via de mail, aan de balie, op papier en/of digitaal. Maar hoe komt op deze manier per aanvraag één betrouwbaar dossier tot stand? De omgevingsvergunning is namelijk een proces waarin gemeenten, de Omgevingsdienst, de Veiligheidsregio en waterschappen intensief behoren samen te werken. De betrokken partijen in het proces moeten precies van elkaar weten wat de ander als vergunningverlener doet. Daarom zou niet alleen de afdeling die zich bezighoudt met documentaire informatievoorziening zich druk moeten maken over betrouwbare archivering. Zonder goede vastlegging van het aanvraag- en behandelproces verdampt de winst van de Wabo voor burger en overheid waar we bij staan.

Voor ons als informatiespecialisten is daarom met name interessant hoe we de archivering van documenten binnen de omgevingsvergunning in goede banen leiden. Want het betekent allemaal nogal wat! Vervanging van 25(!) vergunningen door één vergunning, één aanvraag voor één omgevingsvergunning bij één loket. De aanvraag wordt veelal via een digitaal formulier op internet ingediend, en wel bij de Landelijke Voorziening Omgevingsloket die als frontoffice dient.

Wabo-archivering roept dus vragen op die voor de hele gemeentelijke organisatie van belang zijn. Organisatorische, technische en juridische kwesties dringen zich op. Kan het netwerk de opslag van zware bestanden zoals bouw- en constructietekeningen wel aan? Vormt de gemeente een papieren, een digitaal of een hybride dossier? Mag een papieren origineel zomaar worden vervangen door een digitale kopie, of andersom een digitaal origineel door een papieren kopie? Hoeveel personele capaciteit vergt de archivering in het nieuwe werkproces, zeker zolang allerlei technische koppelingen nog niet werken en handmatig gegevens overgezet moeten worden van het Omgevingsloket Online naar gemeentelijke systemen? Hoe moeten de afdeling documentaire informatievoorziening en vergunningenteams samenwerken om een goede dossiervorming te bewerkstelligen? Hoe kunnen verschillende overheden die samenwerken aan een omgevingsvergunning probleemloos gegevens uitwisselen? Hoe willen wij hiermee omgaan om onze informatie en archief op een goede manier te beheren? Dit omgevingsloket omvat de aanvraagmodule die voor ons als gemeente verplicht wordt. De Landelijke Voorziening biedt ook een behandelmodule aan.

De dossiervorming en archivering zijn kritische succesfactoren. Nog niet iedereen is zich daarvan bewust, maar het is echt zo! Het kan niet anders dan dat de manier van dossiervorming en archivering verandert of aan het veranderen is, zowel voor vergunningverlening als vergunninghandhaving. Dossiers moeten voor meerdere mensen tegelijk beschikbaar zijn en informatie met betrekking tot meerdere toestemmingen als onderdeel van de omgevingsvergunning bevatten.

Menig organisatie is bezig met de stap naar zaakgericht, ofwel procesgericht werken. Dit zaakgericht werken is met de omgevingsvergunning noodzakelijk geworden. Immers, er kunnen zowel papieren als digitale stukken binnenkomen, die weliswaar verschillende routes bij verschillende organisaties doorlopen, maar allemaal behoren bij dezelfde vergunningsaanvraag, dezelfde omgevingsvergunning, hetzelfde proces. Het zaakdossier wordt dus bij de behandeling van de aanvraag erg belangrijk. Het dossier moet zeer vakkundig, zeer precies worden ingericht, omdat aan een zaak veel mensen in het proces als keten kunnen werken. Zij moeten op elkaar kunnen voortbouwen, elkaar aan kunnen vullen. Zoals eerder gezegd moeten zij precies van elkaar weten wat de ander doet en besluit in de keten. Verder kan een zaak op veel producten betrekking hebben. Een enkele aanvraag kan bijvoorbeeld het verbouwen van een woning, welke aan een waterkering staat en tevens een monument is, en het kappen van een boom omvatten. Ziedaar: ketensamenwerking! En dus is keteninformatisering noodzakelijk. We moeten als ketenpartners informatie onderling kunnen uitwisselen. Doordat we gebruik kunnen gaan maken van elkaars gegevensbestanden kunnen we beter zien wat zich afspeelt in de keten. Digitalisering is hierbij een belangrijk hulpmiddel.

Rond de regels en normen omtrent archiefbeheer en Wabo, omtrent dossiervorming en het werkproces en omtrent de aansluiting tussen de behandelmodule van de omgevingsvergunning online’ en de gemeentelijke midoffice is alles nog niet even duidelijk. Het ministerie van VROM heeft in oktober 2008 het Nationaal Archief gevraagd om de Wabo en het omgevingsloket onlinete toetsen aan regels en normen op het gebied van archiefbeheer. Het Nationaal Archief heeft in april 2009 haar advies[1] uitgebracht over de ‘archiefwaardigheid’ van de Landelijke Voorziening Omgevingsloket. Onder meer is nagegaan of het ‘omgevingsloket online’ en de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het bewaren en het verwijderen van informatie stroken met de archiefregelgeving. Ook geeft het Nationaal Archief in haar advies aan in hoeverre het omgevingsloket online’ werkbaar is ingericht in relatie tot de regels en normen. Dit vraagt om duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is qua beheer van systeem en beheer van gegevens. Denk aan de vraag waar zich de authentieke documenten bevinden en wie hiervoor verantwoordelijk is.

Op basis van het advies van het Nationaal Archief is het ‘Wabo-DIV-boekje’[2] vervaardigd. In dit boekje worden o.a. het opstellen van een Wabo-ordeningsplan, het inregelen van bezwaar- en vernietigingstermijnen, de authenticiteit en het digitaal maken van documenten behandeld.

De najaarsbijeenkomst is dus zeker niet alleen interessant voor de betrokkenen bij de WABO, maar voor iedereen met een rol binnen het informatie- en archiefbeheer in de regio!


[1] Wabo en Archiefwet. Advies inzake de ‘archiefwaardigheid’ van de landelijke voorziening Omgevingsloket online (Nationaal Archief, april 2009)
[2] Leidraad Wabo – DIV / archivering.  De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht vanuit het oogpunt van documentaire informatievoorziening, versie 1.1 (VROM, VNG, IPO en Vereniging Stadswerk Nederland, augustus 2010)


donderdag 24 maart 2011

Aankondiging regiobijeenkomst najaar 2011

De omgevingsvergunning en (digitale) archivering
Na de succesvolle bijeenkomsten in Alblasserdam en Hardinxveld-Giessendam zal in de tweede helft van dit jaar wederom een regiobijeenkomst worden gehouden. De precieze plaats en datum wordt nog nader bepaald. Het thema van deze bijeenkomsten zal zijn:

De gevolgen van de invoering van de omgevingsvergunning voor de (digitale) archivering.
De Wabo. De omgevingsvergunning. De LVO, Landelijke Voorziening Omgevingsloket. Enkele jaren zoemden deze begrippen rond en drie keer is de invoering van de wet uitgesteld. Per 1 oktober 2010 was het dan zover en zijn ruim 25 bestaande vergunningen op het gebied van bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu vervangen door één omgevingsvergunning.

De omgevingsvergunning is een proces waarin een aantal gemeentelijke partijen, waterschappen, de Omgevingsdienst en (in een aantal gevallen) het Servicecentrum Drechtsteden, intensief moeten gaan samenwerken. De betrokken partijen in het proces moeten als ketenpartners precies van elkaar weten wat de ander als vergunningverlener doet.

Het proces is vanuit een digitaal beginsel ingericht. Het is nu zaak om te bezien hoe wij, met het oog op een goed informatie- en archiefbeheer, moeten omgaan met de documenten in een digitaal ingericht proces Omgevingsvergunning. Voor ons als informatiespecialisten is natuurlijk met name interessant hoe we de archivering van documenten binnen de omgevingsvergunning in goede banen kunnen leiden. Want het betekent allemaal nogal wat! Vervanging van 25(!) vergunningen door één vergunning, één aanvraag voor één omgevingsvergunning bij één loket. De aanvraag wordt veelal via een digitaal formulier op internet gedaan, en wel bij de Landelijke Voorziening Omgevingsloket die als frontoffice dient. Hoe willen wij hiermee omgaan om onze informatie en archief op een goede manier te beheren?

De bijeenkomst is dus zeker niet alleen interessant voor de betrokkenen bij de Wabo, maar voor iedereen met een rol binnen het informatie- en archiefbeheer in de regio!

dinsdag 22 maart 2011

Teun de Bruijn nieuwe gemeentearchivaris

Het college heeft Teun de Bruijn (51), hoofd collectiebeheer van Erfgoedcentrum DiEP, benoemd als gemeentearchivaris van Dordrecht. De stadsarchivaris is verantwoordelijk voor de (overheids)archieven van Dordrecht en die van dertien regiogemeenten.
De eerste officiële stadsarchivaris werd 125 jaar geleden aangesteld. Teun de Bruijn is de achtste archivaris die deze aanstelling krijgt.

Hij trad in 1986 als archiefmedewerker in dienst bij wat destijds het Stadsarchief Dordrecht heette. "Het is een grote eer om de gemeentearchivaris van de oudste stad van Holland te zijn,’’ zegt de nieuwe gemeentearchivaris. "In december werk ik 25 jaar bij het archief. Ik vind het bijzonder om in deze 25 jaar de hoogst haalbare titel in de Dordtse archiefwereld te behalen.”
Met de benoeming van Teun de Bruijn wordt gebroken met de traditie dat de directeur van het archief ook de stadsarchivaris is. Vanwege de ontwikkeling van Stadsarchief naar Erfgoedcentrum DiEP, is bij de recente aanstelling van directeur Ineke Middag op bredere competenties en ervaring geworven, waarbij de opleiding tot archivaris geen strikte eis meer was.